Transaksi order pembelian berfungsi untuk membuat pesanan pembelian kepada pemasok. Dengan adanya order pembelian ini, pengguna dapat memantau status pesanan pembelian, apakah sudah ada penerimaan atas order pembelian ini atau belum. Order pembelian ini juga berfungsi sebagai kesepakatan harga dengan pemasok.
Untuk membuat order pembelian baru, klik Transaksi->Pembelian->Order Pembelian
Berikut ini adalah tampilan untuk pembuatan order pembelian
Pengisian Informasi Order
- No PO, berisi nomor urut order pembelian. Nomor order pembelian akan terisi otomatis berdasarkan pola nomor order pembelian yang terakhir
- Pemasok, bagian ini untuk pengisian nama pemasok untuk order pembelian
- Perhitungan Pajak, berfungsi untuk menentukan penghitungan pajak. Apakah transaksi order pembelian ini tanpa pajak, kena pajak, ataupun termasuk pajak
- Tanggal PO, berisi tanggal pembuatan order pembelian
- Termin, untuk menentukan syarat pembayaran pembelian. Misalnya ketentuan pembayaran harus tunai, atau kredit selama waktu tertentu (7 hari, 14 hari, 30 hari, dan seterusnya)
- Tanggal Kirim, berisi estimasi penerimaan produk di dalam order pembelian ini
- Departemen, bagian ini bersifat opsional, artinya boleh kosong
- Proyek, bila order ini hanya untuk 1 proyek saja, maka isikan dengan proyek terkait
- Kurs, bila menggunakan mata uang asing, maka dapat mengisikan nilai kurs mata uang asing di bagian ini
- Kirim Melalui, untuk menginformasikan pengiriman untuk order pembelian ini
- Lokasi Pengiriman, secara otomatis akan berisi alamat perusahaan, tetapi bila alamat pengiriman tidak sesuai, silakan ganti sesuai dengan alamat pengiriman yang sesuai
- Keterangan, berisi mengenai informasi singkat mengenai order pembelian ini, dan juga dapat berfungsi sebagai catatan kepada pemasok. Keterangan yang berada di bagian ini akan tampil di daftar order pembelian
- Diskon, untuk pengisian bila ada potongan harga atau diskon atas nilai keseluruhan order. Pengisian diskon dalam bentuk persentase ataupun rupiah (berawalan tanda #)
- Biaya Pengiriman, untuk pengisian tambahan untuk biaya pengiriman. Apabila biaya pengiriman menambah harga pokok produk, centang pilihan Pengiriman Dibebankan ke Barang yang akan muncul setelah biaya pengiriman terisi
Pengisian Produk
Langkah selanjutnya adalah pengisian produk-produk untuk order pembelian ini. Pengisian produk-produk di order pembelian ini dapat melakukan pengisian secara langsung, ataupun mengambil permintaan pembelian dengan meng-klik tombol pilih permintaan. Kolom pengisiannya terdiri dari:
- Kode produk, berfungsi untuk mengisi kode produk. Untuk memilih produk, klik tanda segitiga atau tanda […]
- Deskripsi, secara otomatis kolom ini akan berisi nama barang tetapi masih dapat diubah
- Satuan, jika produk memiliki lebih dari 1 satuan produk, maka untuk mengganti satuannya cukup klik tanda […] untuk memilih satuan
- Jumlah, berisi jumlah permintaan produk
- Harga, akan terisi otomatis berdasarkan harga beli terakhir untuk produk dan pemasok yang sama. Jika tidak ada akan terisi harga 0, dan pengguna dapat mengganti dengan harga yang sesuai
- Kode Pajak, akan terisi otomatis berdasarkan kode pajak yang ada di master produk. Kode pajak ini untuk menentukan perhitungan pajak berdasarkan tarif yang ada di master pajak, termasuk untuk penentukan akun pajak untuk pembelian ini
- Diskon, untuk pengisian bila ada potongan harga atau diskon per produk. Pengisian diskon dalam bentuk persentase ataupun rupiah (berawalan tanda #)
- Harga Diskon, berisi perhitungan diskon dari kolom diskon. Kolom ini hanya sebagai informasi sehingga tidak dapat melakukan penggantian nilai di kolom ini.
- Jumlah Harga, berisikan informasi nilai rupiah order setelah diskon
- Sisa Order, kolom ini bersifat informasi sisa order yang masih ada. Karena bersifat informasi, tidak dapat melakukan penggantian isi di kolom ini
- Nomor Permintaan, apabila pengisian produk di order pembelian ini berasal dari permintaan pembelian, maka di kolom ini akan berisi informasi nomor permintaan pembelian terpilih
- Keterangan, bersifat opsional untuk mengisikan keterangan yang menjelaskan secara singkat kebutuhan produk tersebut
- Selesai, apabila pembelian produk ini tidak memungkinkan atau bahkan tidak ada persetujuan untuk order pembelian produk ini, maka klik di kolom selesai agar muncul tanda centang yang berarti order pembelian ini selesai, sehingga tidak akan muncul di proses selanjutnya
- Departemen, secara otomatis departemen ini akan berisikan informasi departemen yang sama dengan pengisian departemen di bagian atas. Pengguna dapat mengganti departemen yang sesuai. Tetapi jika pengguna hanya mempunyai akses ke 1 departemen saja, maka penggantian departemen tidak dapat dilakukan. Jika ada lebih dari 1 departemen yang membutuhkan 1 produk yang sama, maka pengisiannya harus terpisah untuk masing-masing departemen, walaupun menggunakan produk yang sama.
- Proyek, untuk mengisikan informasi proyek apa yang membutuhkan produk ini. Jika ada lebih dari 1 proyek yang membutuhkan 1 produk yang sama, maka pengisiannya harus terpisah untuk masing-masing proyek, walaupun menggunakan produk yang sama.
Pencetakan
Jika pengisian sudah selesai, pengguna dapat mencetak order pembelian ini. Untuk mencetak, pengguna harus memilih desain template order pembelian. Klik di pilihan template di bagian bawah, lalu tekan tombol preview, dan pilih preview untuk melihat hasil cetakan di layar, atau pilih cetak untuk langsung mencetak ke printer.
Penyimpanan
- Simpan, untuk menyimpan data dan melanjutkan pengisian data
- Simpan & Baru, untuk menyimpan data dan memulai pengisian data baru
- Simpan & Tutup, untuk menyimpan data dan menutup pengisian
- Batal & Tutup, membatalkan pengisian data dan menutupnya
- Batalkan Nomor Dokumen, membatalkan pengisian data dan menyimpan nomor dokumen ke daftar dokumen batal agar nomor tidak dapat digunakan lagi