Persetujuan Transaksi

 di Uncategorized Oleh␣

✅

Transaksi penting seperti Order Pembelian, Order Penjualan, atau Kas keluar dapat diwajibkan melalui satu atau beberapa tingkat persetujuan sebelum berstatus final. Setiap tingkat persetujuan dapat diatur pengguna dan syaratnya masing-masing, sehingga proses otorisasi transaksi berjalan sesuai struktur perusahaan.

⭐ Feat Enterprise

⚠️  Catatan Edisi: Fitur Persetujuan Dokumen hanya tersedia pada edisi Enterprise. Menu ini tidak akan tampil pada edisi Professional.
ℹ️   Panduan ini dibagi menjadi tiga bagian: bagian 1–3 untuk Administrator yang melakukan setup konfigurasi, bagian 4 untuk Penyetuju yang menyetujui atau menolak transaksi baik dari Feat Desktop maupun Feat Mobile, dan bagian 5 berupa Pertanyaan Umum.
1

Mengenal Persetujuan Dokumen

Persetujuan Dokumen (Approval) adalah fitur untuk mewajibkan transaksi tertentu melalui satu atau beberapa level persetujuan sebelum dianggap sah/final. Setiap level dapat memiliki pengguna pembuat, pengguna penyetuju, serta syarat sendiri – misalnya berdasarkan nilai nominal transaksi.

Setelah dikonfigurasi, transaksi pada tipe dokumen yang diaktifkan tidak dapat langsung final. Transaksi akan berstatus Menunggu Persetujuan sampai disetujui oleh pengguna yang berwenang di setiap level, baik dari aplikasi desktop maupun dari Feat Mobile.

Tipe dokumen yang didukung:

Tipe Dokumen
Permintaan Barang
Order Pembelian
Order Penjualan
Pengiriman Barang
Bayar Utang
Bayar Piutang
Kas
Penerimaan Produk
Jurnal Umum
2

Membuka Menu Setup

Konfigurasi Persetujuan Dokumen dilakukan sepenuhnya dari aplikasi desktop oleh administrator.

Menu: Setup / Hak Akses › Persetujuan Dokumen

  1. Dari menu utama aplikasi desktop, buka grup Setup / Hak Akses
  2. Klik Persetujuan Dokumen
⚠️  Catatan: Menu ini hanya tampil untuk edisi Enterprise dan untuk pengguna yang memiliki hak akses Setup Hak Akses. Jika menu tidak tampil, hubungi administrator sistem untuk memeriksa edisi lisensi dan hak akses pengguna.

Layar Setup Persetujuan akan terbuka, menampilkan daftar konfigurasi persetujuan yang sudah ada di panel utama.

Layar Setup Persetujuan

📷 Setup / Hak Akses › Persetujuan Dokumen — daftar konfigurasi persetujuan yang sudah dibuat

3

Membuat Konfigurasi Persetujuan Baru

3.1 Tambah Header Persetujuan

  1. Klik tombol Tambah pada grid utama
  2. Isi kolom berikut, lalu simpan baris
FieldKeterangan
TipeTipe dokumen yang akan diberi persetujuan, dipilih dari daftar tipe dokumen yang didukung
AktifCentang untuk mengaktifkan konfigurasi ini
KeteranganNama/deskripsi bebas untuk konfigurasi ini
🔒  Perhatian: Jika Aktif tidak dicentang, transaksi pada tipe dokumen tersebut tidak akan melalui proses persetujuan meskipun level dan penggunanya sudah diatur.
Form Setup Tipe Persetujuan

📷 Grid Header Persetujuan — kolom Tipe, Aktif, dan Keterangan diisi sesuai tipe dokumen yang akan diberi persetujuan

3.2 Atur Opsi Persetujuan

Pindah ke tab Opsi Persetujuan pada konfigurasi yang sedang dibuka, lalu:

  1. Lihat daftar opsi yang tersedia pada grid — daftar ini mengikuti master jenis opsi yang tersedia di sistem
  2. Beri centang pada opsi yang ingin diaktifkan untuk konfigurasi ini sesuai kebutuhan
  3. Lepas centang untuk menonaktifkan opsi yang tidak diperlukan
Tab Setup Opsi Persetujuan

📷 Tab Opsi Persetujuan — centang opsi tambahan yang berlaku untuk konfigurasi ini

💡  Catatan: Setiap opsi tersimpan otomatis saat dicentang/dilepas – tidak perlu tombol simpan terpisah.

3.3 Tambah Level Persetujuan

Pindah ke tab Level Persetujuan, lalu:

  1. Klik Tambah pada grid Level Persetujuan
  2. Isi kolom berikut, lalu simpan baris
  3. Ulangi untuk menambah level berikutnya jika persetujuan memerlukan lebih dari satu tingkat (multi-level)
FieldKeterangan
UrutanUrutan level (level 1 diproses lebih dulu, dst). Terisi otomatis dengan urutan berikutnya, dapat diubah manual
Mode SyaratMode evaluasi syarat pada level ini
Minimal SetujuJumlah minimal pengguna yang harus menyetujui pada level ini agar level dianggap lolos
KeteranganDeskripsi level, misalnya “Approval Supervisor” atau “Approval Manajer”
⚠️  Catatan: Semakin besar nilai Urutan, semakin tinggi/lambat level tersebut diproses. Transaksi harus lolos dari level dengan urutan terkecil terlebih dahulu sebelum diteruskan ke level berikutnya.
Tab Setup Level Persetujuan

📷 Tab Level Persetujuan — daftar level beserta Urutan, Mode Syarat, Minimal Setuju, dan Keterangan

3.4 Atur Pengguna Pembuat

Pada sub-grid Pengguna Pembuat, tambahkan pengguna yang transaksinya wajib melalui level ini saat membuat dokumen dengan tipe terkait.

  1. Klik Tambah
  2. Pilih Pengguna dari daftar
  3. Simpan baris – ulangi untuk setiap pengguna yang perlu dimasukkan ke level ini

3.5 Atur Pengguna Penyetuju

Pada sub-grid Pengguna Penyetuju, tambahkan pengguna yang berwenang menyetujui atau menolak transaksi pada level ini.

  1. Klik Tambah
  2. Pilih Pengguna dari daftar
  3. Simpan baris
💡  Catatan: Seorang pengguna hanya bisa menyetujui transaksi jika terdaftar sebagai Pengguna Penyetuju pada level yang aktif untuk tipe dokumen tersebut. Pengguna ini juga akan mendapat akses menu Persetujuan di Feat Mobile.

3.6 Atur Syarat Level (Opsional)

Jika level hanya berlaku dalam kondisi tertentu, misalnya hanya untuk transaksi di atas nominal tertentu, atur pada sub-grid Syarat Level:

  1. Klik Tambah
  2. Isi kolom berikut, lalu simpan baris
FieldKeterangan
JenisJenis syarat/kondisi yang dievaluasi (mengikuti master jenis syarat)
OperatorOperator perbandingan, misalnya sama dengan, lebih besar dari, dan sejenisnya
Nilai Angka / Integer / TextNilai pembanding, isi salah satu sesuai tipe data jenis syarat yang dipilih
KeteranganCatatan tambahan (opsional)
Tab Setup Syarat Level Persetujuan

📷 Sub-grid Syarat Level — kolom Jenis, Operator, Nilai, dan Keterangan untuk syarat berlakunya level

ℹ️   Jika sebuah level memiliki lebih dari satu syarat, gunakan Mode Syarat pada langkah 3.3 untuk menentukan apakah semua syarat harus terpenuhi atau cukup salah satu.
4

Alur dan Cara Menyetujui Transaksi

Setelah konfigurasi selesai, berikut alur yang berjalan secara otomatis:

  1. Pengguna yang terdaftar sebagai Pengguna Pembuat membuat transaksi seperti biasa, misalnya Order Pembelian, Order Penjualan, atau Kas
  2. Sistem otomatis mengevaluasi konfigurasi persetujuan yang aktif dan syarat levelnya, lalu menandai transaksi sebagai Menunggu Persetujuan
  3. Pengguna Penyetuju pada level pertama akan melihat transaksi tersebut pada daftar persetujuan di desktop atau menu Persetujuan di Feat Mobile
  4. Setelah disetujui pada satu level, jika masih ada level berikutnya, transaksi berstatus Menunggu Atasan dan diteruskan ke Pengguna Penyetuju level berikutnya
  5. Setelah semua level dilalui, transaksi berstatus Disetujui dan dapat diproses lebih lanjut, misalnya dicairkan atau dikirim
  6. Jika salah satu Penyetuju menolak, transaksi berstatus Ditolak dan tidak diproses lebih lanjut
Status TransaksiKeterangan
Menunggu PersetujuanTransaksi baru dibuat, sedang menunggu persetujuan level pertama
Menunggu AtasanSudah lolos satu level atau lebih, sedang menunggu level berikutnya
DisetujuiSudah lolos semua level, siap diproses lebih lanjut
DitolakDitolak oleh salah satu Penyetuju, tidak diproses lebih lanjut

4.1 Menyetujui dari Feat Desktop

  1. Login ke aplikasi desktop dengan pengguna yang terdaftar sebagai Pengguna Penyetuju
  2. Buka daftar transaksi yang menunggu persetujuan sesuai tipe dokumennya, misalnya daftar Bayar Utang yang berstatus Menunggu Persetujuan
  3. Pilih transaksi yang ingin diproses dari daftar
Daftar Persetujuan Pembayaran Utang di Feat Desktop

📷 Contoh daftar transaksi menunggu persetujuan untuk tipe dokumen Bayar Utang di Feat Desktop

  1. Klik tombol Setuju untuk meloloskan transaksi ke level berikutnya, atau Tolak untuk menghentikan transaksi
  2. Jika menolak, keterangan alasan penolakan dapat diisi (opsional)
Dialog Pemberian Persetujuan di Feat Desktop

📷 Dialog pemberian persetujuan di Feat Desktop — tombol Setuju/Tolak beserta kolom keterangan

4.2 Menyetujui dari Feat Mobile

Menyetujui atau menolak dari Feat Mobile:

  1. Login ke Feat Mobile menggunakan username dan password seperti biasa
  2. Buka menu Persetujuan – menu ini hanya tampil jika akun terdaftar sebagai Pengguna Penyetuju pada minimal satu level yang aktif
Menu Persetujuan di Feat Mobile

📷 Menu Persetujuan di Feat Mobile — daftar transaksi yang menunggu persetujuan dari pengguna yang sedang login

  1. Pilih transaksi yang ingin diproses dari daftar
  2. Ketuk Setuju untuk meloloskan transaksi ke level berikutnya, atau Tolak untuk menghentikan transaksi
  3. Jika menolak, keterangan alasan penolakan dapat diisi (opsional)
Pemberian Persetujuan di Feat Mobile

📷 Layar pemberian persetujuan di Feat Mobile — tombol Setuju/Tolak beserta kolom keterangan alasan

💡  Catatan: Persetujuan/penolakan dari Feat Mobile langsung tersinkron dengan status di desktop – tidak perlu aksi tambahan di desktop.
🔒  Perhatian: Perubahan konfigurasi (menambah/menghapus level atau pengguna) tidak memengaruhi transaksi yang sudah dibuat sebelumnya – hanya berlaku untuk transaksi baru. Pastikan setiap tipe dokumen yang diaktifkan persetujuannya memiliki minimal satu Pengguna Penyetuju pada setiap level, agar transaksi tidak menggantung tanpa ada yang bisa menyetujuinya.
5

Pertanyaan Umum

❓ Tipe dokumen apa saja yang bisa diberi persetujuan?

Sembilan tipe dokumen didukung: Permintaan Barang, Order Pembelian, Order Penjualan, Pengiriman Barang, Bayar Utang, Bayar Piutang, Kas, Penerimaan Produk, dan Jurnal Umum.

❓ Apakah bisa menyetujui transaksi dari HP?

Bisa. Pengguna yang terdaftar sebagai Pengguna Penyetuju akan mendapat akses ke menu Persetujuan di Feat Mobile, dan hasil persetujuan/penolakannya langsung tersinkron dengan desktop.

❓ Apa yang terjadi jika salah satu Penyetuju menolak transaksi?

Transaksi langsung berstatus Ditolak dan tidak dapat diproses lebih lanjut, meskipun level lain belum diproses. Penolakan dari Feat Mobile dapat disertai keterangan alasan.

❓ Apakah bisa membuat persetujuan bertingkat (multi-level)?

Bisa. Tambahkan lebih dari satu baris pada tab Level Persetujuan dengan urutan berbeda. Transaksi akan diproses dari level dengan urutan terkecil, lalu diteruskan ke level berikutnya setelah disetujui.

❓ Apakah perubahan konfigurasi memengaruhi transaksi yang sudah berjalan?

Tidak. Perubahan level atau pengguna hanya berlaku untuk transaksi baru yang dibuat setelah perubahan disimpan.

❓ Fitur Persetujuan Dokumen tersedia di edisi apa saja?

Fitur ini hanya tersedia pada edisi Enterprise.