Persetujuan Order Pembelian

 di Uncategorized  Tagged Panduan Oleh␣

Persetujuan Order Pembelian (PO) adalah fitur baru Feat sejak versi 2.3.55.11099. Cara menggunakannya juga mudah, berikut adalah panduan untuk menggunakan persetujuan PO.

Setting User yang memerlukan dan memberikan persetujuan

  • Setup->Persetujuan Dokumen
  • Isi seperti gambar di bawah ini:

  • Tipe diisi dengan tipe dokumen yang akan menggunakan persetujuan dokumen (saat ini pilihannya hanya ada Order Pembelian)

  • User diisi dengan nama user yang akan meminta persetujuan

  • Nilai Maksimal Transaksi diisi dengan nilai maksimal transaksi. Apabila nilai minimal transaksi ini terlewati, pembuatan PO akan meminta persetujuan. Apabila tidak melewati, maka pembuatan PO tidak akan dimintakan persetujuan

  • Atasan diisi dengan nama user yang akan memberikan persetujuan

  • Apa bila nama atasan tersebut juga dibatasi nilai transaksinya, dan membutuhkan persetujuan yang lain, tambahkan baris baru dan lakukan seperti langkah-langkah di atas.

  • Apabila tidak ada nama user di persetujuan dokumen, artinya user tersebut tidak memerlukan persetujuan PO

Memberikan persetujuan PO

  • Klik Daftar->Pembelian->Persetujuan Order Pembelian

  • Tipe Persetujuan berfungsi untuk menampilkan PO yang memerlukan persetujuan dan belum diproses. Beberapa kondisi yang perlu diketahui:

    • Apabila PO telah diproses (melalui penerimaan barang, ataupun melalui faktur pembelian), maka PO tersebut tidak dapat dilihat lagi

    • PO yang telah diberikan persetujuan (baik disetujui ataupun ditolak), masih dapat diubah persetujuannya, asalkan PO tersebut belum dilakukan proses transaksi (penerimaan barang atau faktur pembelian)

    • Apabila PO telah diberikan persetujuan ataupun ditolak oleh atasan, dan PO tersebut diedit kembali oleh user, maka diperlukan persetujuan PO kembali oleh atasan user tersebut. Status persetujuan PO akan kembali menjadi belum disetujui

    • Apabila atasan user melakukan perubahan persetujuan PO yang telah disetujui atau ditolak oleh atasannya (misalnya dari disetujui menjadi ditolak, ataupun sebaliknya), maka persetujuan atasannya akan kembali menjadi belum disetujui

  • Kolom yang berada di bawah tipe persetujuan akan memuat daftar PO yang memerlukan persetujuan dan belum di proses untuk transaksi lebih lanjut.

  • Apabila atasan ingin melihat rincian PO tersebut, double click PO yang diingin dilihat tersebut, sehingga dapat dilihat rincian PO tersebut seperti gambar di bawah ini:

  • Kolom Setuju dapat diisi apakah akan meneruskan persetujuan, memberikan persetujuan atau menolak.

  • Apabila atasan memberikan persetujuan untuk PO yang nilainya di atas nilai maksimal wewenang atasan tersebut, maka setiap pengisian Setuju akan langsung diganti menjadi Meneruskan Persetujuan.

  • Setelah PO diberikan persetujuan (atau ditolak), jangan lupa untuk klik tombol Simpan & Tutup agar transaksi tersimpan

Transaksi yang telah disetujui dapat dilanjutkan untuk proses transaksi berikutnya (Penerimaan Barang ataupun Faktur Pembelian).

Melihat Status Persetujuan PO

Dari daftar Order Pembelian, Kita dapat melihat status persetujuan Order Pembelian. Kita hanya perlu mengaktifkan kolom persetujuannya. Caranya adalah sebagai berikut:

  • Klik Daftar->Pembelian->Order Pembelian

  • Klik di kolom paling kiri

  • Centang kolom Persetujuan Oleh dan kolom Status Persetujuan

  • Hasilnya dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:

Catatan:

  • Pembuatan PO sama seperti sebelumnya, tidak ada perubahan di dalam pengisiannya
  • Apabila user memilih nama departemen di PO yang dibuatnya, maka yang dapat menyetujui PO tersebut adalah atasan yang memiliki akses ke departemen yang sama dengan yang dipilih pada PO tersebut.