Menambahkan pelanggan atau pemasok baru dapat menggunakan menu Setup -> Rekanan. Langkah-langkah menambahkan pelanggan atau pemasmok baru, yaitu sebagai berikut:
- Isi Kode Rekanan (wajib diisi) sesuai kebijakan perusahaan User. Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya.
- Isi Nama Rekanan (wajib diisi) sesuai dengan data – data yang kita dapat dari perusahaan rekanan kita. Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya.
- Pilih Tipe Rekanan. Untuk menentukan apakah termasuk pemasok(supplier) atau pelanggan (customer). Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya.
- Tidak aktif digunakan agar pelanggana atau pemasok tersebut tidak muncul dalam pilihan pelanggan/pemasok.
- Klik kanan Mouse pada kolom foto rekanan dan pilih Load untuk memasukkan gambar (logo) rekanan kita
Ada beberapa tab pengisian pelanggan atau pemasok yang dapat diisikan, yaitu:
- Informasi Umum Pelanggan
- Infomasi Umum Pemasok
- Alamat Pelanggan
- Alamat Pemasok
- Data Kontak
- Harga per Produk
- Riwayat Transaksi
- Nomor Rekening
- Catatan
- Nama Perkiraan
- Kustom
Informasi Umum Pelanggan
- Isikan perhitungan pajak untuk rekanan ini. Apakah Tanpa Pajak, Kena Pajak, atau Termasuk Pajak
- Isi Nomor NPWP dari perusahaan rekanan kita, sesuai dengan kartu NPWP perusahaan rekanan.Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya
- Isi batas maksimal kredit yang diperbolehkan untuk pelanggan tersebut
- Isikan termin (syarat pembayaran) untuk pelanggan tersebut. Termin bisa dipilih dari master data termin
- Tingkat harga berisikan harga default untuk pelanggan tersebut. Harga yang diambil berasal dari harga setiap produk yang sesuai dengan tingkat harga pelanggan yang sudah ditentukan.
- Via berguna agar setiap pembuatan pengiriman barang, kolom pengiriman akan terisi otomatis sesuai dengan via ini.
- Sales diisikan dengan nama sales yang menangani pelanggan ini. Sales akan diisikan otomatis setiap pembuatan Order Penjualan ataupun Faktur Penjualan.
- Isi Kurs Mata Uang (wajib diisi). Untuk mengetahui apakah mata uang yang akan kita gunakan. Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya.
Informasi Umum Pemasok
- Isikan perhitungan pajak untuk rekanan ini. Apakah Tanpa Pajak, Kena Pajak, atau Termasuk Pajak
- Isi Nomor NPWP dari perusahaan rekanan kita, sesuai dengan kartu NPWP perusahaan rekanan.Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya
- Isi batas maksimal kredit yang diperbolehkan untuk pemasok tersebut
- Isikan termin (syarat pembayaran) untuk pelanggan tersebut. Termin bisa dipilih dari master data termin
- Isi Kurs Mata Uang (wajib diisi). Untuk mengetahui apakah mata uang yang akan kita gunakan. Klik tombol Tab untuk pindah ke kolom berikutnya.
Alamat Pelanggan
Pengisian Alamat untuk rekanan tipe pelanggan terbagi 3 tab, yaitu:
- Perusahaan: diisikan dengan alamat perusahaan
- Pengiriman: diisikan dengan alamat pengiriman. Anda dapat memasukan beberapa alamat pengiriman. Contoh pengisian alamat pengiriman bisa dilihat seperti gambar di bawah ini:
Alamat utama akan terisi otomatis setiap pembuatan order penjualan atau pengiriman barang.
Alamat lainnya dapat diisikan agar dapat dipilih alamat tujuan pengiriman di transaksi pengiriman barang. - Perpajakan: diisikan dengan alamat perpajakan sesuai yang terdaftar di kantor pajak. Jika perhitungan pajak pelanggan diisi tanpa pajak, maka tab alamat perpajakan tidak akan ditampilkan.
Alamat Pemasok
- Perusahaan: diisikan dengan alamat perusahaan
- Perpajakan: diisikan dengan alamat perpajakan sesuai yang terdaftar di kantor pajak. Jika perhitungan pajak pelanggan diisi tanpa pajak, maka tab alamat perpajakan tidak akan ditampilkan.
Data Kontak
Tab ini dapat diisikan daftar personil yang dapat dihubungi. Anda dapat mengisikan Nama, Jabatan, Telepon, dan Email. Jumlah data kontak yang dapat dimasukkan tidak dibatasi.
Harga per Produk
Tab ini hanya untuk data pelanggan untuk menentukan produk-produk tertentu yang harganya sudah ditetapkan untuk pelanggan tersebut. Jika ada produk yang diisikan di tab ini, artinya setiap penentuan harga jual akan mengikuti harga ini. Jika produk tidak terdapat di tab Harga per produk, maka harga jual akan menggunakan harga sesuai tingkat pelanggan
Riwayat Transaksi
Tab ini untuk melihat riwayat transaksi faktur pembelian (untuk pemasok) atau transaksi faktur penjualan (untuk pelanggan)
Nomor Rekening
Tab ini hanya tersedia untuk pemasok, berguna untuk menyimpan nomor-nomor rekening untuk pembayaran hutang pemasok. Nomor rekening ini akan muncul dan dapat dipilih di transaksi pembayaran hutang.
Catatan
Tab ini digunakan untuk mencatat informasi lainnya yang tidak tercakup di dalam pengisian-pengisian yang sudah disediakan.
Nama Perkiraan
Tab ini digunakan untuk menentukan akun piutang (pelanggan) dan akun hutang (pemasok) yang digunakan dalam jurnal otomatis. Akun piutang akan digunakan di transaksi faktur penjualan atau transaksi retur penjualan. Sedangkan akun hutang akan digunakan di transaksi faktur pembelian atau transaksi retur pembelian.
Kustom
Tab kustom untuk menambahkan 15 field tambahan yang dapat dimanfaatkan untuk pencatatan informasi tambahan untuk pelanggan/pemasok. 15 field tersebut terdiri dari:
- 5 Field tipe teks, dapat diisikan dengan karakter abjad, angka, dan karakter lainnya (maksimal 250 karakter)
- 5 field tipe numerik, hanya dapat diisikan dengan angka
- 5 field tipe tanggal, hanya dapat diisi dengan tanggal